Fortschritt mit Locher: Papierlose Touren bitte ausdrucken!

Der „Verband der Formularfreunde e.V.“ (VdF) hat im Rahmen seiner jüngsten Jahrestagung die „Initiative 100 % Byte“ vorgestellt. Ziel sei die vollständige digitale Transformation aller Transportketten zur Verbesserung der betrieblichen Ablauftransparenz. Jede Lkw-Tour im Bundesgebiet soll künftig ohne ein einziges Blatt Papier abgewickelt werden. Das elektronische Dokument soll die traditionellen Mappen ablösen und den Verwaltungsaufwand für Speditionen drastisch reduzieren.

Das ambitionierte Projekt stößt in der Praxis allerdings auf eine kleine logistische Hürde. Nach vorläufiger Einschätzung des VdF-Arbeitskreises „Digitale Datensicherheit im physischen Raum“ kann die lückenlose Nachverfolgbarkeit digitaler Datenströme nur dann garantiert werden, wenn die elektronischen Datensätze im Falle eines Systemausfalls, einer behördlichen Kontrolle oder eines simplen Funklochs in physischer Form vorliegen. Daher empfiehlt der Verband dringend, jedes digitale Dokument vor Fahrtantritt zur Sicherheit auszudrucken und abzuheften.

Zitat des Tages

„Das ist echter Fortschritt mit Locher. Jetzt senden wir die Frachtdaten erst papierlos via App an den Fahrer, damit er sie sich im Führerhaus auf Thermopapier ausdrucken kann, weil die Rampe beim Kunden das Tablet nicht anfassen will.“

Was beschlossen wurde

Der neu vorgestellte Leitfaden „Bürokratieminimierung durch Multikanal-Dokumentation“ sieht vor, dass Speditionen den digitalen Statusbericht in Echtzeit an eine zentrale Cloud übermitteln. Gleichzeitig ist zur Vermeidung vermeidbarer Mehrfachmeldungen ein Beleg-Ausdruck im Format DIN A4 anzufertigen. Dieser ist vom Fahrpersonal händisch zu unterzeichnen und beim Empfänger zwecks „physischer Gegenprüfung“ vorzulegen. Nur so ließen sich die Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung im Sinne des Verbandes erfüllen.

Zudem wurde zur Harmonisierung bestehender Rampenprozesse eine neue Unterarbeitsgruppe gegründet. Diese soll bis zum kommenden Jahr prüfen, ob für den Ausdruck der digitalen Frachtdokumente ein spezielles, fälschungssicheres Papier vorgeschrieben werden muss. Bis zur abschließenden Klärung gilt die Empfehlung für eine unverbindliche Orientierungshilfe als vorläufiger Standard für alle Mitgliedsbetriebe, die sich an der papierlosen Modell-Tour beteiligen wollen.

Der Praxistest im Betrieb

Die Realität auf den Höfen zeigt bereits die ersten Auswirkungen dieser digitalen Revolution. Bei der Spedition „Rumpel & Söhne“ steht der neue Industrie-Drucker direkt neben dem Telematik-Terminal in der Dispo. Fahrer Igor S. tippt pflichtbewusst seine Tourdaten in das hochmoderne Tablet, wartet auf das grüne Bestätigungshäkchen und greift anschließend routiniert zum frisch gedruckten Papierstapel. Ohne physischen Zettel lässt ihn an der Rampe der Großkunden ohnehin kein Pförtner auf das Werksgelände.

Die Disposition verbringt den Vormittag nun damit, digitale PDFs aufzubereiten, um sie anschließend für die physische Ordnerstruktur zu lochen. Der neu angeschaffte Hochleistungslocher läuft im Dauerbetrieb. So wird die Effizienzsteigerung der papierlosen Tour direkt in den Büros spürbar: Die Ablage wächst zwar im gleichen Tempo wie vor der Digitalisierung, trägt nun aber stolz das Label „Digitalisiert und physisch gesichert“.

Branchenfazit

Die Transportbranche scheitert selten an der Technik, sondern meistens an dem Versuch, das Digitale mit dem bewährten deutschen Aktenordner zu versöhnen.

Fazit, unromantisch ehrlich: Am Ende zeigt sich: Die deutsche Logistik liebt den Fortschritt – solange er sich lochen, abheften und im Keller lagern lässt. Die „papierlose Tour“ bleibt ein schöner Traum für Verbandstagungen, während in der Praxis weiterhin der Drucker summt. Denn ein echter Spediteur glaubt einer Cloud erst, wenn er den Inhalt schwarz auf weiß in den Händen hält.