Amtlicher Irrsinn: Bürokratieabbau nur mit Fristnachweis!

Großer Bahnhof für den schlanken Staat: Der neu gegründete „Sonderausschuss für praxisnahe Entlastungsprozesse im Güterkraftverkehr“ (SAPEG) hat seine Arbeit aufgenommen. Das erklärte Ziel der hochkarätig besetzten Runde ist es, den administrativen Aufwand in den Speditionen spürbar zu senken. Um eine möglichst praxisnahe Erhebung der Belastungsfaktoren zu gewährleisten, wurden die Transportunternehmer nun offiziell dazu aufgerufen, ihre konkreten Vorschläge und Beschwerden einzureichen. Man wolle, so heißt es aus Ausschusskreisen, den Betroffenen auf Augenhöhe begegnen.

Allerdings zeigt sich bereits beim ersten Schritt der Initiative, wie tief verankert das administrative Denken in den Köpfen der Planer ist. Um das Verfahren zur Entlastung überhaupt in Gang zu setzen, müssen die Speditionen ein standardisiertes Antragsverfahren durchlaufen. Ein formloser Dreizeiler per E-Mail ist nicht vorgesehen. Zur Vermeidung von unstrukturierten Massenmeldungen fordert der Ausschuss für jeden eingereichten Vorschlag eine detaillierte Begründung, eine lückenlose Dokumentation der betroffenen Prozesse sowie einen schriftlichen Fristnachweis über die Dringlichkeit.

Zitat des Tages

„Wir sparen am Papier, nicht am ordnungsgemäßen Verfahren. Wer keine Zeit hat, ein zweiseitiges Entlastungsformular auszufüllen, dem kann es mit dem Bürokratieabbau ja nicht so wichtig sein.“

Was beschlossen wurde

Nach vorläufiger Einschätzung des Arbeitskreises dient die strenge Formvorschrift der „Sicherung der Datenqualität im Rahmen einer mehrstufigen Praxisabfrage“. Nur so könne garantiert werden, dass die Vorschläge der Unternehmer im weiteren Verlauf von einer eigens dafür zu gründenden „Unterarbeitsgruppe zur Priorisierung von Vereinfachungspotenzialen“ ordnungsgemäß katalogisiert werden können. Ohne die entsprechenden Anlagen – darunter ein Nachweis über die Betriebsgröße und eine eidesstattliche Versicherung des Dispositionsleiters – ist eine Bearbeitung der Einsendungen aus formalen Gründen ausgeschlossen.

Zusätzlich wurde beschlossen, dass jeder eingereichte Vorschlag zunächst eine Plausibilitätsprüfung durchlaufen muss. Hierzu wird ein neuer Meldebogen eingeführt, auf dem der Spediteur nachweisen muss, wie viele Minuten pro Woche er durch den Wegfall der jeweils kritisierten Vorschrift tatsächlich einsparen würde. Zur Harmonisierung bestehender Prozesse müssen diese Angaben von einem externen Verkehrsleiter gegengezeichnet werden. Erst danach erfolgt die Weiterleitung an den Hauptausschuss zur finalen Beratung.

Der Praxistest im Betrieb

In der Realität der Spedition Meyer & Söhne schlägt die Initiative am Dienstagmorgen ein wie eine fehlgeleitete Palette Stückgut. Auf dem Schreibtisch von Geschäftsführer Heinz Meyer landet der offizielle, blau-silberne Umschlag des Ausschusses. Zwischen den dringenden Zollpapieren, den ungeklärten Mautkorrekturen und den Mahnungen der Werkstatt wirkt das Schreiben über den Bürokratieabbau wie ein Brief aus einer fernen Galaxie. Während Meyer den 14-seitigen Leitfaden zur Einreichung von Entlastungsvorschlägen durchblättert, klingelt das Telefon: Ein Fahrer steht an der Rampe und darf nicht abladen, weil das digitale Zeitfenster um drei Minuten überschritten wurde – nun fordert der Kunde eine schriftliche Ausnahmegenehmigung in dreifacher Ausfertigung.

Heinz Meyer blickt auf den Brief des Ausschusses, der penibel auflistet, welche Nachweise er für den Bürokratieabbau erbringen müsste. Er bräuchte dafür mindestens einen halben Arbeitstag, den er eigentlich für die Routenplanung und die Personalsuche benötigt. Mit einem tiefen Seufzer faltet Meyer das Schreiben zusammen. Er heftet es nicht ab – das würde nur die Ordnerstruktur belasten. Stattdessen legt er den Brief ungeöffnet und ohne ausgefüllten Meldebogen direkt neben den Stapel mit den noch nicht bezahlten Tankrechnungen. Dort liegt er zumindest griffbereit, falls der Ausschuss demnächst eine Mahnung wegen fehlender Mitwirkung schickt.

Branchenfazit

Die größte Hürde beim Abbau von Formularen ist meistens das Formular, mit dem man den Abbau überhaupt erst beantragen muss.

Fazit, unromantisch ehrlich: Der gut gemeinte Versuch, den Speditionen den Rücken freizuhalten, scheitert am eigenen Sicherheitsbedürfnis der Verwaltung. Solange für jede abgeschaffte Vorschrift zwei neue Nachweispflichten eingeführt werden, bleibt der Bürokratieabbau das, was er schon immer war: ein wunderbares Thema für lange Verbandssitzungen, das in der Praxis der Dispo einfach nur noch mehr Platz auf dem Schreibtisch wegnimmt.