Bürokratische Entlastung: Spediteure verordnen neuen Nachweisbogen!

Auf dem diesjährigen Verbandstag des „Bundesverbandes für betriebliche Entlastungsprozesse im Transportwesen“ (BBET) herrschte feierliche Stimmung. Unter dem Applaus der Delegierten wurde ein historisches Entlastungspaket verabschiedet. Das erklärte Ziel: Kleinere und mittlere Speditionen sollen endlich spürbar von der Last des täglichen Papierkrams befreit werden. Man wolle die Betriebe wieder das tun lassen, was sie am besten können – Logistik organisieren statt Aktenordner füllen.

Doch im Speditionsalltag zeigt sich schnell, dass der Weg in die Freiheit gut gepflastert sein will. Denn wo keine Pflicht zur Erfassung besteht, droht Kontrollverlust. Nach vorläufiger Einschätzung des Arbeitskreises für Deregulierung kann eine Entlastung nur dann rechtssicher wirksam werden, wenn sie lückenlos nachgewiesen wird. Ohne Beleg weiß schließlich niemand, ob die eingesparte Zeit auch tatsächlich im Sinne der Verkehrsströme genutzt wurde.

Zitat des Tages

„Die Idee ist hervorragend. Ich habe mir gestern direkt einen neuen Leitz-Ordner gekauft, um die Befreiungsnachweise ordnungsgemäß abzuheften.“

Was beschlossen wurde

Als erste konkrete Maßnahme präsentierte der Verband den neuen „Bürokratie-Reduzierungs-Nachweis“ (Formular BRN-1a). Dieser zweiseitige Meldebogen dient zur Vermeidung vermeidbarer Mehrfachmeldungen und soll im Rahmen einer mehrstufigen Praxisabfrage sicherstellen, dass die teilnehmenden Betriebe die Kriterien für die Befreiung auch vollumfänglich erfüllen. Auf dem Bogen ist minütlich zu dokumentieren, welche administrativen Tätigkeiten durch den Wegfall anderer Vorschriften nicht durchgeführt wurden.

Zur Erleichterung der Speditionsbüros wurde das Formular so konzipiert, dass es handschriftlich, digital und vorsorglich auch per Fax eingereicht werden kann. Vorbehaltlich weiterer Abstimmung mit den Beteiligten müssen die Angaben monatlich durch die Unterschrift des Disponenten, des Geschäftsführers und – zur Absicherung branchenüblicher Sonderfälle – eines externen Zeugen verifiziert werden. Ein erster Entwurf für eine unverbindliche Orientierungshilfe zur korrekten Ausfüllung des Entlastungsbogens befindet sich bereits in der Drucklegung und umfasst schlanke 42 Seiten.

Der Praxistest im Betrieb

In der Disposition der mittelschweren Spedition Knorz GmbH in Herne herrscht am Montagmorgen die übliche Hektik. Disponent Mike versucht parallel drei Telefone zu bedienen, während an der Rampe zwei Fahrer auf ihre Palettenscheine warten. Auf Mikes Schreibtisch liegt der neue BRN-1a-Bogen. „Zur Verbesserung der betrieblichen Ablauftransparenz soll ich hier eintragen, wie viel Zeit ich heute durch das nicht ausgefüllte EU-Kabotage-Formular gespart habe“, seufzt er. „Das Ausfüllen des Entlastungsnachweises dauert allerdings länger als das alte Formular selbst.“

Geschäftsführer Alfred Knorz sieht die Sache dennoch positiv, wenn auch mit der typischen Skepsis des Praktikers. Er applaudiert vorsichtig, während er gleichzeitig einen Stapel ausgedruckter E-Mails unterschreibt, die der Kunde zwar digital geschickt, aber dennoch in Papierform zurückgefordert hat. „Es ist ein Schritt in die richtige Richtung“, meint Knorz. „Wenn wir jetzt noch einen Arbeitskreis gründen, der die Zeitfensterbuchungen an den Rampen durch ein standardisiertes Beschwerdeformular vereinfacht, sind wir fast am Ziel.“

Branchenfazit

Wir regulieren den Bürokratieabbau einfach so lange weiter, bis die Speditionen gar keine Zeit mehr haben, sich über zu viel Arbeit zu beschweren.

Fazit, unromantisch ehrlich: Die Transportbranche leidet unter der Papierflut – und bekämpft sie folgerichtig mit neuen Formularen. Der gut gemeinte Versuch, den Mittelstand zu entlasten, scheitert am tiefen Misstrauen des Systems gegen die undokumentierte Realität. Solange jede gesparte Minute mit zwei Minuten Nachweiszeit belegt werden muss, bleibt der Bürokratieabbau genau das, was er schon immer war: zusätzliche Arbeit.